מכתב מקדים הוא פנייה אישית לחברה או למעסיק בתגובה לפרסום מודעה מטעמם במדור "דרושים" בעתון או יזמה עצמאית לבירור אפשרות העסקה בחברה. מטרתו העיקרית של המכתב היא להדגיש את הכוחות והכישורים שלנו כדי לגרום למעסיק לרצות לזמן אותנו לראיון.

 פסקה ראשונה
• תפקיד המשפט הראשון להסביר לקורא למה אנו פונים אליו ואיך התוודענו למשרה. סגנון הכתיבה אמור להיות קצר, מושך ומעניין: לא נכניס כאן נאומים על עצמנו או תיאורים של המשרה ופילוסופיית החיים שלנו.

• מוטב שהפסקה תעורר את תשומת לב המעסיק. נציין כמה תחומי ידע המיוחדים לנו והמתאימים לדרישות המשרה הפנויה או המבוקשת.
גוף המכתב
תפקיד גוף המכתב הוא לשכנע את המראיין שירצה לראיין אותנו. אנו מסבירים בו איך הניסיון, הידע, הכישורים והיכולות שלנו יוכלו לתרום לחברה. המכתב מייצר לנו עוד הזדמנות לתקשר למגייס את היכולות שלנו לתרום לארגון. לא ניתן שמץ של סיבה לקורא המכתב להסס לרגע ולשאול "אך מה יש לאדם הזה לתרום לנו?". תפקיד המכתב המקדים הוא לתת לו את התשובה לשאלה זו. לכן אנחנו נכנסים רגע לראש של המעסיק ורושמים עובדות נכונות ומעניינות לגבי יכולותינו וכישורינו. אנחנו  מתמקדים ביכולות הקשורות למשרה הסציפית, ופוסחים על יכולות לא-רלוונטיות למשרה זו.  אנחנו לא מפרטים חולשות כמו חוסר ניסיון בתחום מסוים או תקופות אבטלה מרצון או שלא מרצון.
בפסקה זאת אנו מתארים למגייס איזה הישגים יהיו לנו במשרה הרצויה,  ובתוך כך מזכירים את הישגינו בעבר. איך אין להבין מכך שנתחיל לתאר לפניו את גדולָתנו במשפטים כמו: "אני עומד להיות העובד הטוב ביותר שהיה לך אי-פעם " או "יכולת הניהול המדהימה שלי תהייה נכס נפלא למחלקתך", אלא להתייחס בספיציפיות ליכולות שלנו במשפטים צנועים מסוג: "התואר השני שלי במנהל עסקים, ובשילוב עם חמש שנות הניסיון שצברתי בשיווק בינלאומי שניהם יקנו יתרון משמעותי לצוות השיווק בחברתך".

פסקה אחרונה
בפסקה האחרונה אנו מפרטים את כוונתנו לנקוט בפעולה, ומציינים בישירות ובנימוס את כוונתנו ליצור קשר בתאריך מסוים לשם קביעת ראיון. כמו-כן אנו מודים לקורא המכתב על הזמן שהקדיש למכתב ועל התייחסותו.
אנו מסיימים את המכתב ב"בכבוד רב", ומוסיפים מתחת את שמנו ואת חתימתנו.
 עוד טיפים למכתב מוצלח ראו במאמר "שקול מילים" באתרנו.

כתבה: יעל מהודר, יועצת ארגונית.