מרכז הערכה הוא אחד האמצעים למיון עובדים, והגדרתו היא: "מגוון של טכניקות המתוכננות כדי לאפשר למועמדים להציג, בתנאים סטנדרטיים, את היכולות ואת הכישורים הנחוצים ביותר כדי להצליח בתפקיד מסוים".
 
השימוש במרכזי הערכה נעשה כיום לצורך מטרות אחדות. מאמר זה יתמקד בבניית מרכז הערכה כאמצעי למיון עובדים.
 
הצלחה של מרכז הערכה תלויה בתשעה משתנים: ניתוח דרישות התפקיד ומאפייניו, בחירת תרגילים, בחירת מעריכים, בחירת מוערכים, ותכנון ארבעה שלבי הערכה הכוללים את שלב הצפייה, שלב המדידה, שלב הערכת המתמודדים ושלב שקלול הציונים.
השלב הראשון בבניית מרכז הערכה הוא לאתר את צורכי המשרה ואת צורכי היחידה או המחלקה שהתפנתה בה המשרה. לסיכום המידע שנאסף נכתב דוח "ניתוח עיסוק"."ניתוח עיסוק" הוא טכניקה שמציגה את המידע המפורט על הפעילויות המבוצעות בכל משרה, ושקובעת איזה נתונים נדרשים מעובד כדי שיוכל לבצע את הפעילויות האלה ברמה משביעת רצון.
לצורך זאת יש לעשות מספר דברים:
1. יש לראיין את העובדים במשרה המבוקשת ולצפות בהם; יש לראיין את המנהלים שלהם ואנשים נוספים שקשורים בקשר אינטרסים במשרה ולצפות בהם. בדרך זאת ניתן ללמוד מהם צורכי המשרה והמחלקה.
2. יש להכין פרופיל מקצועי שנדרש למשרה. איסוף החומר כולל תיאור המשרה, תחומי העיסוק שלה, לאיזה דרג ניהולי היא כפופה, אלה דרגים ניהוליים כפופים אליה, איפיון האנשים שמולם יפעל המועמד למשרה (לקוחות, ספקים, לקוחות פנימיים, קולגות וכיו"ב), תיאור סביבת העבודה הכולל אפיונים מיוחדים שלה, תנאי העסקה (ימים, שעות, היקף השכר וכיו"ב) התרבות הארגונית שלה.
3. יש להכין תיאור עיסוק כלומר תיאור שכולל בו את כל המטלות הקשורות לעיסוק. תיאור עיסוק נועד לשקף מבחינה תוכנית את העיסוק, הן מבחינת היקף פעילויות בעיסוק, הן מבחינת כלים ועזרים שמסייעים לביצוע הפעילויות.
 
על יסוד תיאור העיסוק יש לנתח את העיסוק, ולפי הניתוח לקבוע מהן דרישות העיסוק. דרישות העיסוק הן הגורמים הנדרשים מעובד לבצע את העיסוק במיומנות גבוהה והם מקיפים מאפיינים כמו ידע, השכלה, הכשרה מקצועית, ניסיון, כישורים, התנהגויות וקווי אישיות. בעזרת ניתוח העיסוק ניתן להעריך אלה יכולות יידרש הנבחן להפגין בתהליך ההערכה. ניתוח מעמיק ייתן תוקף גבוה למקדם של התוכן, תיקוף התורם למהימנות של שיקוף התכונות הנדרשות בתפקיד בחומר התוכני שנאסף במרכז הערכה.
לאחר ניתוח העיסוק השלב הבא יהיה תרגום דרישות העבודה לממדי הערכה. ממדים אלו ייקבעו לפי הקריטריונים הבאים:
1.  יש להגדיר בבהירות את הממדים שייבָחנו ולקשור אותם ישירות לממצאים שעלו מניתוח התפקיד;
2.  יש להגדיר את ממדי ההערכה לפי מונחים התנהגותיים למשל, להגדיר מימד של תקשורת מילולית לפי מונחים כמו קשר עין, כושר ביטוי, ויסות קול ומחוות.
3. ממדי הערכה במרכז ההערכה לא יכללו ממדים שאפשר לבדוק או למדוד בקלות, למשל הישגים אקדמיים.
4. יש להתחשב בנתון הבא: במקביל למרכז ההערכה אפשר להשתמש בעוד שיטות כמו הערכת ביצועים או סכמות הערכת עובדים, ומתכנן המרכז צריך לוודא כי הממדים המוערכים זהים בכל השיטות.
בשלב הבא יש לבנות את התרגילים שלפיהם יוערכו המתמודדים על המשרה. חשוב לתכנן שהתרגילים שמשתמשים בהם במרכז הערכה ידלו מידע על הערכת הממדים שנקבעו בניתוח העיסוק. יש לבחון איך ניתן לבחון באופן המיטבי כל מימד, האם התרגיל משקף את המימד ומהו סוג הקשר בין התרגיל למשרה.
 
ניתוח העיסוק מזהה מספר יכולות נדרשות, כמו ניתוח בעיות, קריאה, יכולת לפרש נוהל מחלקתי ולישם אותו במצב נתון. המשימות בתרגילים בודקים יכולות וכישורים הקשורים לעבודה הזאת. לשם כך אפשר להכין כמה תרגילים שמודדים יכולות בעלות חשיבות עליונה בעבודה. אם לתרגיל יש מכשיר סטטיסטי של תוקף מבנה, יוכלו המעריכים למצוא קשר סטטיסטי בין פעילות שמוערכת בתרגיל ליכולת הביצוע של המועמד, לפי פרמטר רלוונטי לניתוח העיסוק. מכשירי הערכה שאינם קשורים לניתוח העיסוק מסכנים את התוקף הססטיסטי של מרכז ההערכה.
 
במרכזי הערכה ניתן להשתמש בכל מיני סוגים של תרגילים כדי להעריך את המועמדים ולבחון איך יתפקדו בסיטואציות שונות, ואולם, עקב אילוצי זמן ומשאבים, התכנית נבנית בלי שתכלול את כל סוגי התרגילים. חשוב להצליב בין מסקנות שהופקו מניתוח התרגילים לאמצעי הערכה אחרים כמו ריאיון עבודה, מבחני אישיות וסימולציות, ובדרך זו, אם התגבשו השערות ומסקנות מהתרגילים, ניתן יהיה לאשש אותן בזכות הממצאים שנאספו ממבדק מסוג אחד.
 
במרכזי הערכה משתמשים כיום בכמה סוגים של תרגילים. להלן נדגים כמה מהם:
1.       תרגיל "In-Basket": המועמד מקבל סיפור שלפי תוכנו הוא מנהל חדש שיש לו זמן מועט מאוד לעיין בכ-30 – 40 דוחות, תזכורות, הודעות טלפוניות ומכתבים שהצטברו בזמן שהיה בחופשה. חלק מהפריטים חשובים ויש לתת להם מענה אישי או טלפוני דחוף. אחרים אינם רלוונטיים למנהל או שניתן לדחות את הטיפול בהם, או להאציל סמכות לכפיף שיטפל בהם. מטרת התרגיל היא לבדוק איך הנבחן יוצר סדר עדיפויות לטיפול בפריטים (במשימות) שברשימה, ובתוך כך לבחון איך הוא עומד במגבלות הזמן שהוקצה לו. בזמן התרגיל מתבקש המועמד להסביר למה בחר לטפל בפריט זה ולא באחר, ולפרט מה בכוונתו לעשות עם כל פריט (האם בחר להאציל סמכות, לדחות את הטיפול, לטפל מיידית, לטפל אישית לטפל טלפונית). לאחר התרגיל המעריכים מנתחים את התוצאות ומשווים בין המועמד להחלטותיו ומעריכים יכולות שונות של המועמד: קבלת החלטות, ניבוי אירועים, תכנון וארגון, פתרון בעיות, כושר שיפוט, לקיחת סיכונים, האצלת סמכויות ונקיטת יזמה.
2.       דיון קבוצתי ללא מנחה: אפשר לבצע תרגיל זה בשתי דרכים: חברי קבוצה מקבלים תפקידים מוגדרים או לא מוטלים עליהם תפקידים מוגדרים. בכל מקרה הקבוצה מקבלת תיאור בעיה או תיאור מקרה, וצריך לטפל בו. הקבוצה אמורה להגיע להסכמה משותפת ולקבל החלטה באשר לדרך הטיפול בבעיה. חשוב שהבעיות שניתנות לקבוצה תהיינה רלוונטיות לתפקיד המיועד בארגון. לפי הדיון הקבוצתי שיתעורר יוכלו המעריכים לבדוק מאפיינים שונים של הקבוצה ושל חברי הקבוצה: תהליכי החשיבה שלהם, תהליכים קבוצתיים, מיקום המשתתפים בקבוצה ותרומתם לפתרון הבעיה ולהגעה להסכמה הכללית. המעריכים יבחנו תכונות כמו יכולת ליצור יחסים בין-אישיים, גמישות, פתרון בעיות, עמידה בלחץ, יזמה, שיפוט, כוח שכנוע ותקשורתיות.
3.       משחק תפקידים: בתרגיל זה מקבלים המועמדים תפקידים שונים והם אמורים לשחק אותם בסיטואציה מסוימת כמו לדוגמה קונפליקט בין מוכר ללקוח או דילמה ניהולית בין עובד למנהל. לפי תפקוד המשתתפים יכולים המעריכים לבחון יכולות שונות של המועמד: לחשוב ולתקשר במצבי לחץ, כוח השפעה, הקשבה, גמישות ועקשנות.
 
כלי הערכה נוספים שמשתמשים בהם במרכזי הערכה הם ריאיונות עומק, מבחני נייר ועפרון ומבחני השלכה.
חשוב לבחור מעריכים מגוונים כדי לבחון ולהעריך כל מועמד. בעת בחירת המעריכים המעריכים מתייחסים גם לפרטי המועמד ולרקע שלו: גילו, מינו, תפקידו בארגון, מעמדו בארגון והקשר שלו לתפקיד המיועד. המעריכים יעברו הדרכות לפני השתתפותם בתרגילים במרכז ההערכה וילמדו דרכים שונות לבחון את המועמדים.
 
ציינון ההתנהגויות על-ידי המעריכים צריך להיעשות על-פי סטנדרטים שיטתיים. ניתן להשתמש בטכניקות שונות של סימון למשל להכין רשימת התנהגויות, לערוך על סולם את ההתנהגויות שנצפו, להקליט ברשמקול או בווידאו ויש עוד טכניקות שיאפשרו ניתוח בהמשך.
תנאי מועדף להערכת מועמדים הוא להטיל על כמה מעריכים לבדוק בנפרד כל מועמד.   לאחר המבחן המעריכים מתאמים ומשווים ביניהם ומגיעים להסכמה על האבחון שעשו למועמד. כאשר מבצבצת שונות סטטיסטית בין ההערכות השונות שהושגו במבחנים, המעריכים ישתמשו בעוד אמצעים כדי לאשש את השערותיהם, או שישקללו בממוצע את כל הציונים שהושגו מאנשי הצוות השונים.
 
לאחר שהמעריכים מגיעים להסכמה ביניהם על אופן חלוקת הציונים למועמדים, הם יכתבו עליהם חוות דעת. בתוך מסמך זה הם משלבים את הנימוק שלהם לכל ניקוד, את התיאור שהפיקו מצפייה בהתנהגויות המועמד ובתפקודו בעת המבחן ויוסיפו עוד מאפיינים שאספו במהלך הצפייה שגם הם חשובים להערכה.
במרכז ההערכה נאסף מידע רב וחשוב. מקבלי ההחלטות בארגון יכולים להבין בעזרתו את הנימוק לכל הציונים שניתנו במהלך המבדקים. רצוי משום כך שהמעריכים ירשמו דוח נרטיבי שיכלול בתוכו את תיאור התנהגות המועמדים, את תשובותיהם במבחנים ועוד מאפיינים חשובים שהם הפיקו במהלך הצפייה בנבחנים בעת תהליך ההערכה. בסופו של דבר, בזכות הדוח יוכלו מקבלי ההחלטות בארגון לבחור את המועמד המתאים להם ביותר לתפקיד.
כתבה: יעל מהודר, יועצת ארגונית.